Ngày 27/10/2025, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 280/2025/NĐ-CP, mang đến nhiều thay đổi quan trọng trong hoạt động cấp bản sao, chứng thực bản sao, chữ ký và giao dịch, sửa đổi cho Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Với hiệu lực thi hành từ ngày 01/11/2025, nghị định mới hướng tới việc đơn giản hóa thủ tục hành chính và đẩy mạnh chuyển đổi số.
Dưới đây là 5 điểm mới đáng chú ý nhất mà người dân và doanh nghiệp cần nắm rõ.
Đây là một trong những thay đổi mang tính đột phá nhất của Nghị định 280. Theo quy định mới:
Không yêu cầu nộp/xuất trình giấy tờ: Khi người yêu cầu chứng thực đã xuất trình thông tin, tài liệu tương ứng từ ứng dụng VNeID, người thực hiện chứng thực không được yêu cầu họ nộp hoặc xuất trình bản chính hay bản sao các giấy tờ đó nữa.
Khai thác dữ liệu dân cư: Trường hợp người dân đề nghị và cơ quan có thể khai thác thông tin, giấy tờ từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (hoặc các cơ sở dữ liệu khác), người thực hiện chứng thực có trách nhiệm tự khai thác, không được yêu cầu người dân cung cấp bản chính, bản sao.
Điều này giúp giảm tối đa gánh nặng giấy tờ, tiết kiệm thời gian và chi phí cho người dân khi thực hiện các thủ tục hành chính.
Nghị định 280/2025/NĐ-CP bổ sung và làm rõ các phương thức thực hiện thủ tục trên môi trường điện tử, không bắt buộc người dân phải đến nộp trực tiếp. Cụ thể:
Cấp bản sao từ sổ gốc: Người yêu cầu có thể nộp hồ sơ trực tuyến (nộp bản điện tử hoặc bản sao điện tử giấy tờ) và nhận kết quả trực tuyến hoặc qua bưu chính.
Chứng thực giao dịch: Thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch (bao gồm cả việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hoặc sửa lỗi sai sót) nay có thể thực hiện trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính, hoặc trực tuyến trên môi trường điện tử.
Nghị định 280 siết chặt trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận giấy tờ của người dân, tránh tình trạng đòi hỏi giấy tờ không cần thiết:
Nếu luật chỉ yêu cầu "bản sao": Cơ quan, tổ chức phải tiếp nhận bản sao (không có chứng thực) và chỉ được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu (hoặc xác minh) khi có căn cứ nghi ngờ bản sao là giả mạo.
Nếu luật yêu cầu "bản sao chứng thực": Cơ quan không được yêu cầu xuất trình thêm bản chính (trừ trường hợp nghi ngờ giả mạo).
Nếu giấy tờ đã được cấp dưới dạng "bản điện tử": Cơ quan phải tiếp nhận và sử dụng bản điện tử đó, không được yêu cầu nộp bản giấy hoặc bản sao có chứng thực.
Nghị định mới làm rõ thẩm quyền của từng cơ quan để tạo thuận lợi cho người dân khi lựa chọn nơi thực hiện thủ tục.
Chủ tịch UBND cấp xã (xã, phường, thị trấn):
Chứng thực bản sao từ bản chính.
Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản.
Chứng thực chữ ký người dịch.
Chứng thực các giao dịch liên quan đến tài sản là động sản.
Chứng thực các giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất và nhà ở.
Chứng thực di chúc, văn bản từ chối/phân chia di sản (là động sản, quyền sử dụng đất, nhà ở).
Công chứng viên (Phòng/Văn phòng công chứng):
Chứng thực bản sao từ bản chính.
Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản.
Chứng thực chữ ký người dịch.
Lưu ý quan trọng: Việc chứng thực các giao dịch về đất đai phải thực hiện tại UBND cấp xã nơi có đất; giao dịch về nhà ở thực hiện tại UBND cấp xã nơi có nhà (trừ một số trường hợp được quy định riêng).
Để nâng cao chất lượng và quản lý hoạt động dịch thuật, Nghị định 280 quy định:
Phạm vi hoạt động: Người đủ điều kiện có thể làm cộng tác viên dịch thuật cho UBND cấp xã và tổ chức hành nghề công chứng trên phạm vi cả nước.
Đăng ký chữ ký mẫu: Cộng tác viên phải đăng ký chữ ký mẫu trực tiếp tại UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng mà mình cộng tác.
Niêm yết danh sách: Danh sách cộng tác viên dịch thuật đã được Sở Tư pháp phê duyệt phải được niêm yết công khai tại trụ sở cơ quan chứng thực và đăng tải trên cổng thông tin điện tử của Sở Tư pháp.
Nghị định 280/2025/NĐ-CP có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 11 năm 2025.
Đối với các sổ chứng thực đã lập theo mẫu cũ trước ngày này, các cơ quan được phép tiếp tục sử dụng đến hết ngày 31 tháng 12 năm 2025.
